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南港區公所

業務執掌

秘書室

秘書室(預算員額數:29人):文書、印信、庶務、會議、出納、研考、資訊、法制、公共關係及不屬其他各課室事項。

秘書室員工業務職掌

職稱 預算
員額數
工作執掌 聯絡電話
主任蔡慧貞 1

1.綜理本室業務。
2.出席有關會議。
3.研考一條鞭之人員,綜理管考業。
4.其他臨時交辦事項。

27831343轉610
謝秘書 1 1.為民服務工作之規劃執行、教育訓練、考核;電話服務禮貌督考、訓練及測試、值星官及巡迴督導官輪值排班與紀錄表彙整、各項績優人員統計、顧客滿意度調查分析。
2.區公所區級主管考核、區政業務考核、檢討、協調彙辦、提升服務品質會議事項審核、列管彙辦、推動創意題案競賽(含研考業務列管事項)。
3.員工自行研究發展推動及彙辦事項及公務出國考察及國際事務聯絡。
4.主管會報列管案及市政會議市長裁指示事項審核、列管、機關網站維護管理數據彙整。
5.綜整策略地圖相關業務。
6.其他臨時交辦事項。
27831343轉616
林課員 1 1.文書處理:公文處理績效、公文輔導與訓練及時效管理、公文查詢與督導考核及月報表之造報等事項。
2.人民申請案件、陳情案件列管及本所機關電子郵件信箱列管、市長室交辦案件統計列管(秘機信)。
3.機關出版品管理作業事項。
4.辦理志(義)工服務招募、訓練、聘任、福利等管理事項。
5.電子公文製作傳遞作業與輔導事項。
6.其他臨時交辦事項。
27831343轉614
約僱人員鍾小姐 1 1.公務車輛及駕駛管理、調派等事項。
2.辦公文具、物品採購等事務管理事項。
3.零用金保管支用事宜。
4.庶務事項及節油措施處理。
5.防災應變中心開設之準備事宜。
6.其他臨時交辦事項。
27831343轉611
柯課員 1 1.新聞連繫及發布工作,擔任新聞聯絡人。
2.議會工作報告及議會業務。
3.辦理市長與民有約。
4.市政會議紀錄之處理。
5.彙整施政計畫、施政報告。
6.辦理主管會報、區務會議及南港情季刊暨電子報。
7.其他臨時交辦事項。
27831343轉603
約僱人員楊小姐 1 1.財產管理人員:國有及市有財產增減管理、盤點、報廢、變賣捐贈、課稅及公告現值調整、土地建物及公共用設施低度利用及借用等管理。
2.監印校對。
3.節約能源業務。
4.大禮堂、哺集乳室管理。
5.快照站場地租賃及管理。
6.與中國國民黨房地紛爭承辦人。
7.其他臨時交辦事項。
27831343轉618
張課員 1 1.檔案管理:點收、整理、保管、運用、銷燬、縮影等事項(機密文件管理)。
2.各類公報保管整理、運用、陳核等事項。
3.各類公用圖書資料登記、借用、管理等事項。
4.區政資料管理(保存)事項。
5.案卷編目(社兵文調人)、案卷層及編目與目錄彙送、檔案應用(對外)、保管掃描、立案檢討及新年度案號複製
6.其他臨時交辦事項。
27831343轉809
張課員 1 1.檔案管理:點收、整理、保管、運用、銷燬、縮影等事項(機密文件管理)。
2.各類公報保管整理、運用、陳核等事項。
3.各類公用圖書資料登記、借用、管理等事項。
4.區政資料管理(保存)事項。
5.編目:案卷編目(民經秘會政)、密件管理(解降密)、檔案檢調(對內)、保管清查、銷毀、績效考核
6.其他臨時交辦事項。
27831343轉809
約聘資訊管理師林先生 1 1.網站維護管理。
2.電腦設備及相關軟體採購。
3.本所個人電腦及系統維護(含員工愛上網等相關網站系統)。
4.網域系統及資訊設備維護。
5.防災視訊設備操作與維護。
6.法院公告業務
7.其他臨時交辦事項。
27831343轉613
陳課員 1 1.行政中心管理及工程施工(含小額修繕)、公共安全及消防安全申報及改善、彙整區公所悠遊卡繳費使用。
2.工友、代賑工及派遣勞工管理。
3.行政中心清潔維護、停車場管理維護、行政大樓管委會召開。
4.節水措施。
5.其他臨時交辦事項。
27831343轉617
林課員 1 1.辦理機關10萬元以上採購公告及招標、合約訂做作業(工程之定作、財務之買受、定製、承租及勞務之委任或僱傭等)。
2.秘書室綜合(含不屬各課室公文處理或跨課室業務之彙整處理)。
3.其他臨時交辦事項。
27831343轉612
熊辦事員 1 1.出納業務:現金、票據、證券、保管、解繳、登記與彙報及其他有關出納業務等事項。
2.員工薪資、各項補助費及保費、互助金、代收款(含支票)、員工貸款繳交等事項處理。
3.行政中心經費保管、登(支)帳等事項。
4.保證(固)金質權、貨款帳務處理及各項所得稅申報等事項。
5.其他臨時交辦事項
27831343轉615
劉書記 1 1.單位發文登記、分發、月報表製作。
2.電子公文製作開啟、登記、編號、分發、傳遞。
3.協助電子公文製作系統管理與維護。
4.節能減紙月報製作、上網填報。
5.信件郵費單、掛號名單資料登打、存查。
6.機密公文登記發文。
7.其他臨時交辦事項。
27831343轉681
約顧人員黃先生 1 1.單位收發文登記、編號、分發及掛號信件登記轉發處理。
2.電子公文製作開啟、登記、編號、分發、傳遞。
3.協助電子公文製作系統管理與維護。
4.爭議公文處理。
5.其他臨時交辦事項。
27831343轉680
約僱人員熊先生 1 1.單位收發文登記、編號、分發、歸檔、公文查詢稽催、月報表製作。
2.電子公文製作開啟、登記、編號、分發、傳遞。
3.協助電子公文製作系統管理與維護。
4.機密公文登記、分發、歸檔處理。
5.其他臨時交辦事項。
27831343轉683
駐警隊 4 1.協助行政中心安全維護管理事項。
2.掌握監視系統動態,立即反映、協巡同仁行蹤及注意電梯行止動態,通知秘書室、電工及廠商處理,每周一例行配合測試電梯對講機1次,並與南港派出所聯繫。
3.廣播各單位重要政令及協助各單位處理民眾事件。
4.值班檯、2樓區域、兒童遊戲區及茶水區等處之整潔,及該區域髒亂簡易排除。維持行政中心門口區域車輛淨空並控管1樓平面停車場車輛及身障車位,禁止民眾霸車。注意可疑人事物,排除危害,並嚴禁推銷、喧鬧滋事等影響行政中心安全、安寧之人、車進入行政中心。
5.每天巡還行政中心內外各3次,於巡還箱簽到並按規定升降國旗,協助慶典期間插掛(收)國旗。依規定巡邏並簽到、排定值勤班表請假代班事宜,參加課務會議。
6.下班後或例假日人員進出登記控管、同仁因公須領用鑰匙時,辦理登記並於用畢歸還。
7.其他臨時交辦事項。
27831343轉200
技工洪先生 1 1.禮堂、會議室音響等管控。
2.行政大樓空調系統、機電及電梯、茶水間熱飲機等控制管理維護。
3.區民活動中心等場所水電檢修。
4.區災害應變中心成立時有關會場茶水之準備、垃圾清除及協助物品搬運。
5.颱風期間,防水閘門架設及拆解。本所及公共區域消防栓、滅火器維護管理。
6.B2樓廁所檢查、B2樓至4樓樓梯間清潔巡查。
7.其他臨時交辦事項
27831343轉202
技工楊先生 1 1.禮堂、會議室音響等管控。
2.行政大樓空調系統、機電及電梯、茶水間熱飲機等控制管理維護。
3.區民活動中心等場所水電檢修。
4.區災害應變中心成立時有關會場茶水之準備、垃圾清除及協助物品搬運。
5.颱風期間,防水閘門架設及拆解。本所及公共區域消防栓、滅火器維護管理。
6.B2樓廁所檢查、B2樓至4樓樓梯間清潔巡查。
7.其他臨時交辦事項
27831343轉634
技工陳小姐 1 1.輪值總機及課室公文遞送。
2.協助總務文具室及影印區管理。
3.協助會計室開立憑單及文件審核。
4.協助里幹事工作會報及市容會報等資料影印。
5.會計室環境清潔維護及植栽澆水維管。
6.其他臨時交辦事項。
27831343轉633
駕駛張先生 1 1.區長公務座車駕駛、保養管理與維護。
2.其他臨時交辦事項
27831343轉602
駕駛李先生 1 1.駕駛工作
2.客貨車及貨車管理與維護。
3.區災害應變中心成立時協助救濟物資運送、勘查人員載送。
4.B1廁所清潔維護巡查
5.其他臨時交辦事項
27831343轉623
工友楊小姐 1 1.區長室、政風室、視導室公文遞送、區長室環境清潔及植栽澆水維管。
2.協助區長室資料傳真、電話接聽。
3.區長行程登錄安排。
4.二名接聽話機職工同時請假,負責6樓全樓層公文傳遞。
5.其他臨時交辦事項。
27831343轉605
工友林李小姐 1 1.市府及區內各單位公文交換遞送。
2.各課室及閱覽區報紙分送整理,8樓文宣架資料整理。
3.行政中心公告欄張貼及維護。
4.其他臨時交辦事項。
27831343轉621
工友王小姐 1 1.輪值總機及課室公文遞送。
2.協助人事室差勤作業。
3.人事室環境清潔維護及植栽澆水維管。
4.其他臨時交辦事項。
27831343轉653
工友蔡小姐 1 1.輪值總機及課室公文遞送。
2.協助管理田園城市菜圃。
3.政風室環境清潔維護及植栽澆水維管。
4.其他臨時交辦事項。
27831343轉625
工友陳小姐 1 1.輪值總機及課室公文遞送。
2.支援10樓檔案室相關工作、環境清潔及植栽澆水維管。
3.10樓禮堂會議負責茶水工作準備及收拾。
4.其他臨時交辦事項。
27831343轉807